בעל מאגר מידע חייב ברישום במידה ומתקיימים לגביו תנאי סעיף 8(ג) לחוק, כדלקמן:
"בעל מאגר מידע חייב ברישום בפנקס ועל בעל המאגר לרשמו אם נתקיים בו אחד מאלה:
(1) מספר האנשים שמידע עליהם נמצא במאגר עולה על 10,000.
(2) יש במאגר מידע רגיש.
(3) המאגר כולל מידע על אנשים והמידע לא נמסר על ידיהם, מטעמם או בהסכמתם למאגר זה.
(4) המאגר הוא של גוף ציבורי כהגדרתו בסעיף 23.
(5) המאגר משמש לשירותי דיוור ישיר, כאמור בסעיף 17(ג)".
דרך קיום חובת הרישום - סעיף 9 לחוק
(א) בקשה לרישום מאגר מידע תוגש לרשם.
(ב) בקשה לרישום מאגר מידע תפרט את:
1. זהות בעל מאגר המידע, המחזיק במאגר ומנהל המאגר, ומעניהם בישראל.
2. מטרות הקמת מאגר המידע והמטרות שלהן נועד המידע.
3. סוגי המידע שיכללו במאגר.
4. פרטים בדבר העברת מידע מחוץ לגבולות המדינה.
5. פרטים בדבר קבלת מידע, דרך קבע, מגוף ציבורי כהגדרתו בסעיף 23, שם הגוף הציבורי, מוסר המידע ומהות המידע הנמסר, למעט פרטים הנמסרים בהסכמת מי שהמידע על אודותיו.
סעיף 8(א) לחוק קובע:
"לא ינהל אדם ולא יחזיק מאגר מידע החייב ברישום לפי סעיף זה..."
הפרוצדורה לפניה לקבלת מידע מאדם - כדין
כל אדם אשר פונה לקבל מידע לשם החזקתו או שימוש בו, יציין בהודעתו:
א. אם חלה על אותו אדם חובה חוקית למסור את המידע, או שמסירת המידע תלויה ברצונו או בהסכמתו.
ב. המטרה אשר לשמה מבוקש המידע.
ג. למי ימסר המידע ומטרות המסירה (ראה סעיף 11 לחוק).